SEGUNDO INTERCICLO

En esta segunda mitad del ciclo, nos centraremos en revisar las principales características de EXCEL, esta importante herramienta inidispensable para todo estudiante universitario, representa diferentes grados de complejidad y sus posibilidades son simplemente ilimitadas.

Pretenderemos entonces tratar de dar un repaso general a estas características, enfatizando el tema de las funicones matemáticas, financieras y estadísticas, El uso de tablas dinámicas, filtros y ordenamientos, y; la herrmaienta de Solver y Goal Seek.

En la biblioteca encontrarán mucha información sobre aplicaciones en excel para las ciencias adminsitrativas y para la contabilidad.

Buen trabajo!

Combinar Correspondencia

Dentro de Word podemos encontrar una útil herramienta que nos permite procesar grandes volúmenes de información tomando una base de datos elaborada en excel y utilizar los campos que sean requeridos para crear documentos, circulares, cartas, comunicaciones, etc; totalmente personalizadas.

Un buen ejemplo podemos apreciarlo en los documentos adjuntos, en este caso se trata de una carta dirigida a las diferentes empresas dando a conocer el saldo en cuenta adeudado y la fecha de vencimientos. La carta está personalizada utilizando los datos de una base en excel.

En síntesis el siguiente procedimiento ayuda a comprender la herramienta:

1. Elaborar en Excel una Base de Datos con la información que se pretende comunicar, los datos deberan estar encolumnados y con su respectivo título, esto ayudará a identificar el campo al momento de insertarlo en Word. No olvide guaradar el documento en Excel.
2. Redactar el documento en Word en el formato deseado, dejando el espacio para insertar los campos requeridos desde Excel, (recuerde gaurdar el documento esporádicamente)
3. Con el documento listo, vaya a la opción de combinar correspondencia, alli seleccione insertar destinatarios, y seleccione el archivo de excel correspondiente, (si tiene alguún problema, quizá sea necesario guardar y salir del documento en Excel para poder insertarlo a Word)
4. Inserte uno por uno los campos en el texto de su documento de Word, puede insertar mas de una vez el mismo campo en diferentes sitios del documento. En visualizar podrá asegurarse que los campos y la ubicación de los mismos sea la correcta
5. Finalmente puede escoger la opción de finalizar y combinar, para generar un nuevo archivo de salida con todos los envíos, imprimirlos directamente o enviarlos por correo (esta última opción requiere tener instalado Outlook)
6. Recuerde que una vez seleccionado el destinatario, los cambios posteriores a su BD no se verán reflejados, debe grabar en Excel y volver a seleccionar el destinatario. Recuerde también que no puede trabajar con los dos archivos (excel y word) abiertos al mismo tiempo, se sugiere, guardar y salir de excel para trabajar en el documento de word, del mismo modo si necesita cambiar la información de la BD en excel, grabe y salga de Word.

Adicionalmente se adjunta un sencillo tutorial que muestra como utilizar la herramienta Combinar Correspondencia, haga click en el siguiente link:

Combinar correspondecia